Оригинал опубликовал Лео Бабаута на сайте Zen Habits. Я его вольно перевел и немножечко адаптировал. Сразу оговорюсь, я не претендую на точность перевода. Моей задачей было перевести не точно, а понятно. Приятного чтения и применения!
«Это про привычки и делание, а не про систему и инструменты»
Чтобы закрепить основы продуктивности и организованности, сохраняя всё настолько простым, насколько возможно, я разработал свою собственную систему продуктивности: Zen To Done (ZTD).
ZTD складывается из простоты, фокуса на действиях и делании здесь и сейчас, в противовес вечному планированию и системности.
Если у вас возникли проблемы с GTD, несмотря на её гениальность, ZTD может оказаться как раз для вас. Она фокусируется на изменении привычек, нужных для внедрения GTD в более практичном ключе. И фокусируется на «делании», на упрощении, на создании простой структуры. Читайте дальше, чтобы узнать всё подробно.
Обзор
ZTD пытается решить пять проблем, с котрыми сталкиваются многие, пытаясь внедрить GTD. Должен сказать, что у GTD на самом деле нет недостатков, она не нуждается в модификациях, но все мы разные. ZTD как раз и есть способ настроить всё так, чтобы оно лучше работало для разных типов личности.
Вот эти пять проблем, которые возникают у людей с GTD:
1) GTD — это серия изменения привычек. Это основная причина, по которой люди выпадают из GTD-системы: это целая кипа изменений наших привычек, которые приходится внедрить в один момент. Если вы читаете Zen Habits достаточно долго, то знаете, что фокус на одной привычке за раз — лучший способ, гарантирующий успех. Кроме того, GTDеры не применяют проверенные методики изменения привычек (однажды я писал об этом на этом сайте).
Решение: ZTD фокусируется на одной привычке за раз. Вам не нужно пытаться внедрить всю систему разом — это подавляет. Очень сложно сфокусироваться на изменении привычек, если вы пытаетесь сделать слишком много за раз. Напротив, фокус на одной привычке в каждый момент времени, внедрение системы фазами, этапами. Используйте проверенные методы измения привычек (30-дневное соревнование, обещания, вознаграждения, хаки мотивации, и т. д.) для успешного внедрения каждой новой привычки.
2) GTD недостаточно фокусируется на действиях, на делании. Хотя она называется Getting Things Done, то есть Завершение Дел, часто то, чем большую часть времени мы вынуждены заниматься, это Getting Things in Our Trusted System, то есть помещение дел в нашу доверенную систему. Книга Дэвида Аллена, хоть и предлагает отличную систему, больше фокусируется на захвате и этапах обработки, чем на стадии реальных действий.
Решение: ZTD больше сфокусирована именно на делании. На том, как завершать ваши задачи простым, свободным от стресса образом.
3) GTD слишком не структурирован для многих людей. Это может быть одной из блестящих особенностей GTD — отсутствие структуры в момент принятия решения «что делать дальше»; но это становится источником большой неоднозначности для многих людей. Некоторым людям нужно больше стуктуры в их дне, и GTD может дезориентировать. У разных людей разные стили.
Решение: ZTD предлагает несколько привычек для решения этих проблем: привычка планирования, когда вы просто планируете свои три Самых Важных Дела на день и ваши Большие Камни недели, привычка рутин, в которых вы делаете ежедневные и еженедельные дела для себя. Эти привычки, как и все привычки в ZTD, необязательны. Если они не работают для вас, не внедряйте их. Но для многих людей они будут прекрасно дополнять GTD.
4) GTD пытается сделать слишком много, что заканчивается стрессом. GTD не делает различий между всеми входящими делами и информацией вокруг, что тоже является частью её красоты. Но проблема в том, что мы начинаем заносить в наши листы всё подряд. Конечно, это не проблема GTD, а проблема нашей реализации. Но эта проблема должна быть решена.
Решение: ZTD ставит своей целью упрощение. Фиксируйте только самое необходимое, и вы сможете сосредоточиться на делании действительно важных дел, и делать их хорошо.
5) GTD недостаточно фокусируется на ваших целях. Эта система намеренно сделана «снизу-вверх», на уровне дороги. Когда там говорится о более высоких уровнях, им не уделяется достаточного внимания. В результате GTD больше ориентирует вас на делание входящего, а не на делание того, что вы сами решили делать, «исходящего» — как раз самых важных дел.
Решение: ZTD, как говорилось выше, заставляет вас определять большие, важные дела, которые вы хотите завершить за неделю или в течение дня. Другая привычка ZTD состоит в том, чтобы еженедельно просматривать и пересматривать ваши цели. Это способ оставаться сфокусированным на целях в течение всего года. GTD содержит элемент этого, но ZTD расширяет его.
Опять таки, повторюсь, GTD — блестящая система, и работает очень хорошо. Но ZTD решает некоторые проблемы, которые возникают при внедрении GTD, адаптируя её к реальной жизни.
10 привычек ZTD
Каждая из этих привычек должна быть изучена и внедрена по одной за раз, если это возможно, или максимум 2-3 одновременно. Сфокусируйтесь на одной привычке на 30 дней, потом переходите к следующей. Порядок в списке ниже — только предложение, вы можете внедрять их в удобном для вас порядке. И вам не нужно внедрять все 10. Экспериментируйте, найдите те, которые работают лучше персонально для вас. Привычки 1-8 самые важные, но я предлагаю девятой и десятой также уделить пристальное внимание. Я раскрою подробнее каждую эту привычку в будущих публикациях.
1. Собирать. Привычка вездесущего захвата. Носите маленькую записную книжку (или любое другое устройство для записей) и записывайте все идеи, дела, проекты или другую информацию, которая появляется в вашей голове. Выбрасывайте из головы на бумагу. Так вы точно ничего не забудете. Это также, как и в GTD. Но ZTD требует портативного и очень простого в использовании инструмента: блокнота или пачки бумажек для записей вполне достаточно. Просто потому, что это проще, чем таскать с собой карманный ПК или ноутбук. Чем проще инструмент, тем лучше. Когда возвращаетесь домой или в офис, переносите свои записи в свой список дел (простой список будет работать лучше, контекстные листы можно будет внедрить позже). Подробнее.
2. Обрабатывать. Привычка принимать быстрые решения о входящих вещах, а не оставлять как есть. Позволять делам накапливаться, значит откладывать принятие решений. Обрабатывайте ваши входящие (почта, бумаги, голосовая почта, блокнот) как минимум один раз в день или чаще, если это нужно. Когда занимаетесь обработкой, делайте её сверху вниз, принимая решение по каждой вещи, как в GTD: сделать это (если занимает менее двух минут), удалить это, делегировать, сохранить или запланировать на определенную дату. Подробности в Getting Your Email to Empty и Keeping Your Desk Clear.
3. Планировать. Привычка назначать Самые Важные Задачи (СВЗ) на неделю и день. Каждую неделю составляйте список Больших Камней, которые вы хотите завершить, и запланируйте их первыми. Каждый день создавайте список из 1-3 СВЗ (обычно это ваши Большие Камни на этот день) и обязательно выполняйте их. Делайте ваши СВЗ в самом начале дня. Их завершение придаст вам сил и уверенности в себе.
4. Делать (фокус). Привычка делать одно дело за раз, не отвлекаясь (link). Это самая важная привычка в ZTD. Вы должны выбрать задачу (желательно одну из ваших СВЗ) и сфокусироваться на исключении всего остального. Во-первых, ликвидируйте всё отвлекающее. Закройте почту, выключите телефон, отрубите Интернет (или просто закройте все ненужные вкладки), уберите все ненужное с рабочего стола (если вы следуете привычке №2, это будет очень легко). Потом установите таймер если хотите, или просто фокусируйтесь на задаче настолько долго, насколько это возможно. Не позволяйте себе отвлекаться от делания. Если вас прервали, запишите любой запрос или входящее задание/информацию в свой блокнот, и сразу возвращайтесь к задаче. Не пытайтесь быть мульти-задачными. Подробнее в «Как не быть мульти-задачным» (How NOT to Multi-Task).
5. Простая доверенная система. Привычка ведения простых списков и ежедневной их проверки. В основном всё то же, что и в GTD — заведите списки по контекстам, например @дом, @офис, @звонки, @делегированное, @город и так далее. ZTD предполагает, что вы будете сохранять свои списки настолько простыми, насколько это возможно. Не создавайте сложную систему, не пытайтесь всё время применять новые штуки и инструменты. Это просто потеря времени. Лучше используйте простой блокнот или пачку карточек, или простейшую программу для списков. Вам не нужен планнер или PDA, или Аутлук или сложная система тэгов и контекстов. Просто один список для каждого контекста и список с проектами, которые вы просматриваете ежедневно или еженедельно. Привязывать дела и к проектам и к контекстам хорошо, но это может всё слишком усложнить. Концентрируйтесь на простоте, и на том, что вам нужно делать прямо сейчас, а не на игрульках с системой и инструментами.
6. Организация. Привычка знать место для всего и класть всё на место. Всё входящее попадает в ваш Инбокс, во Входящие. Оттуда оно двигается в контекстные списки, либо в файл в системе хранения, либо в Исходящие, если вы решили это делегировать, либо в мусор. Помещайте дела и информацию сразу туда, где им место, вместо того, чтобы накапливать их с целью рассотрировать потом. Эта привычка поможет сохранять ваш стол чистым, и вы сможете сфокусироваться на работе. Не откладывайте — положите на место.
7. Обзор. Привычка еженедельного просмотра целей и всей системы. Еженедельный просмотр в GTD — прекрасная штука, и ZTD перенимает её почти в точности, но с большим фокусом на просмотре ваших целей каждую неделю. Это есть в GTD, но на этом не заострено внимание. Во время еженедельного просмотра вам следует пройтись по каждой из ваших годовых целей, увидеть, какой прогресс по ним вы сделали за последнюю неделю, и понять, какие конкретные действия вам нужно предпринять на следующей неделе. Раз в месяц уделяйте немного больше времени для ежемесячного обзора ваших целей, а раз в год обязательно делайте обзор и цлей на год, и обзор ваших жизненных целей.
8. Упрощение. Привычка урезать цели и задачи до самого необходимого. Одна из проблем GTD в том, что эта система пытается решать все приходящие задачи. Но это может перегрузить нас, и оставить без возможности сосредоточиться на важных делах (MITs). Так что ZTD требует от вас при просмотре ваших списков и проектов видеть, где вы можете упростить. Удалите всё, коме важнейших проектов и задач и сосредоточьтесь на них. Упростите ваши обязательства и входящий информационный поток. Будьте уверены, что ваши проекты и задачи ведут вас к вашим годичным и жизненным целям. Делайте это ежедневно (понемногу, в небольших масштабах), во время еженедельного просмотра и во время ежемесячного просмотра.
9. Режим. Привычка устанавливать режим и следовать процедурам. GTD совсем не структурирована, и это может быть и слабостью и силой одновременно. Это слабость для тех людей, которым нужно больше структуры. Попробуйте выработать привычку создания режима и распорядка, может она будет отлично работать для вас. Например, утренний распорядок может включать в себя просмотр календаря, просмотр контекстных списков, определение Самых Важных Дел на день, тренировку, обработку почты и всех инбоксов и выполнение первого Самого Важного Дела. Вечерняя «рутина» может включать в себя обработку почты и инбоксов (да, снова), подведение итогов дня, блоггинг, подготовку к следующему дню. Недельное расписание может включать в себя день для прогулок, день прачечной, день финансов, еженедельный пересмотр, день семьи и т. п. Всё зависит от вас — назначайте себе свой режим, который будет работать для вас.
10. Найдите свою страсть. Привычка искать работу, в которую влюблен. Это может быть вашей последней привычкой, но в тоже время — самой важной. GTD отлично подходит для управления делами в вашей жизни, для попыток не отлынивать и не откладывать их. Но если вы влюблены в своё дело, вы не будете отлынивать — ведь вы любите это делать, и хотите делать всё больше и больше. Привычка здесь заключается в том, чтобы постоянно искать вещи, от которых прёт, и смотреть, как можно построить карьеру, занимаясь этим. Сделайте то, что любите, работой своей жизни, и ваш список задач всегда будет выглядеть как список наград.
Это копия заметки из старого блога, опубликована в июне 2011.
