2 заметки с тегом

Продуктивность

/core.php, line 2
Error 2: Use of undefined constant k - assumed 'k' (this will throw an Error in a future version of PHP)

/core.php, line 2
Error 2: Use of undefined constant k - assumed 'k' (this will throw an Error in a future version of PHP)

Пустой инбокс

Не понимаю, как люди могут жить с непустым инбоксом?

Для меня пустая папка входящих — кайф. Чувство завершенности. Чистота и порядок. Плюс помогает избавиться от привычки часто отвлекаться на проверку почты. Много необработанных писем вызывают постоянное фоновое беспокойство, выливающееся в желание постоянно проверять почту. Сам таким был, знаю. Пустой инбокс дарит спокойствие. Ведь даже если и пришло несколько писем, обработать их — несколько минут.

Я проверяю свой Gmail 2-3 раза в день или реже, если не у компа. Каждый раз это мини-игра. Обработай почту, получи приз — пустой инбокс. Я начинаю с нижнего письма. Читаю и принимаю решение: удалить, в архив, фильтр, ответ.

Если письмо предполагает какое-то действие с моей стороны, я заношу действие в список дел на определенный день и сообщаю об этом респонденту, письмо архивирую. Действия на 5 и менее минут делаю сразу.

Звучит просто. Но что делать, если сейчас в почте 999+ писем?

Я рекомендую email-банкротство. Просто выделяете все письма во входящих, старше недели, отмечаете, как прочтенные и отправляете в архив. Остальные обрабатываете. Звучит страшно? Да, но только звучит. Ничего страшного не случится. Если письмо действительно важное, и требует ответа, респондент напомнит об этом. Если важное и потребуется потом, его всегда можно найти через поиск в почте. Если письмо старше недели и вы на него ещё не ответили — оно не важное.

Главное, после этого не собирать новых «долгов», не набирать писем во входящих. Заведите привычку сразу принимать решение по поводу письма:

  • удалить
  • фильтровать
  • архивировать
  • ответить (коротко)
  • сделать и ответить
  • запланировать и ответить

Кстати, если письмо требует длинный ответ, что на самом деле бывает редко, то лучше всего, запланировать написание этого ответа и коротко ответить «я отвечу тогда-то».
Это копия заметки из старого блога, опубликована в июле 2013.

2016   Почта   Продуктивность

Дедлайны

Недавно я открыл для себя силу дедлайнов. Дедлайн, если к нему относиться, как к каменной не сдвигаемой глыбе, очень эффективно мотивирует. Главное, не допускать «не успел, мне нужен ещё день». Если не успел в срок, то или выпускаешь сырой продукт в мир, или просто не выпускаешь ничего, теряешь время, которое вложил в задачу или деньги, которые получил от клиента.

В методике GTD, которая долго была для меня основой системы ведения дел, нет фокуса на жестких дедлайнах. Этот большой недостаток стал мне понятен, к сожалению, только на длинной дистанции.

Дедлайн, это как сессия. Как запуск космического корабля. Как поездка в отпуск. Просто нет вариантов не успеть. Дедлайны учат находить решения в условиях ограничения времени. И это правильно. Потому что вся наша жизнь — ограниченное количество времени, сил и энергии.

Если у задачи нет жесткого дедлайна, задача имеет свойство растягиваться и откладываться. Это иллюстрирует мой опыт работы с фрилансерами. Из десятков разных людей, которым я поручал какую-то серьёзную работу, только один (привет, Никита) выполняет работу вовремя. Все остальные имеют свойство не успевать. Однако, как только установлен штраф за дедлайн (например, 30% бюджета за каждый день просрочки), всё делается удивительно вовремя и даже заранее.

Я сам пока только учусь работать с дедлайнами. Маленькие дедлайны у меня уже получается соблюдать. Кстати, это прекрасное ощущение, когда ты получил результат вовремя и двигаешься дальше.

Большие дедлайны пока что не получаются. Например, я уже дважды сдвигал дедлайн открытия своего интернет-магазина (очередной дедлайн я назначил на пятницу). Зато, теперь мне понятно, что важно, а что — нет. При планировании и продумывании магазина возникло, само-собой, множество идей и задумок. Но при открытии в магазине не будет и трети всех задумок. Просто не успеть за неделю. Зато будет самое главное. Товары, и возможность их заказать. Ведь именно в этом суть магазина.

Я читал про эксперимент (ссылку пока не удалось найти), который иллюстрирует отличный принцип «побеждают быстрые». В этом эксперименте исследователи раздали пластилин двум группам испытуемых. Обеим группам дали несколько часов (или даже дней). Одной группе сказали создать шедевр. Нечто замечательное, красивое. Нечто выдающееся. А второй группе сказали сделать как можно больше любых предметов.

В результате, из группы, создающей шедевр, многие вообще ничего законченного не сделали. А вот у тех, кто работал на количество, лучшие творения превосходили лучшие творения тех, кто работал на качество.

Чем бы мы ни занимались, очень важно совершенствовать мастерство. А достигается это через решения. Чем больше задач мы решили, чем больше получили результатов, тем быстрее мы растем. Дедлайны — прекрасный помощник.
Это копия заметки из старого блога, опубликована в июле 2013.

2016   Продуктивность