Не понимаю, как люди могут жить с непустым инбоксом?

Для меня пустая папка входящих — кайф. Чувство завершенности. Чистота и порядок. Плюс помогает избавиться от привычки часто отвлекаться на проверку почты. Много необработанных писем вызывают постоянное фоновое беспокойство, выливающееся в желание постоянно проверять почту. Сам таким был, знаю. Пустой инбокс дарит спокойствие. Ведь даже если и пришло несколько писем, обработать их — несколько минут.

Я проверяю свой Gmail 2-3 раза в день или реже, если не у компа. Каждый раз это мини-игра. Обработай почту, получи приз — пустой инбокс. Я начинаю с нижнего письма. Читаю и принимаю решение: удалить, в архив, фильтр, ответ.

Если письмо предполагает какое-то действие с моей стороны, я заношу действие в список дел на определенный день и сообщаю об этом респонденту, письмо архивирую. Действия на 5 и менее минут делаю сразу.

Звучит просто. Но что делать, если сейчас в почте 999+ писем?

Я рекомендую email-банкротство. Просто выделяете все письма во входящих, старше недели, отмечаете, как прочтенные и отправляете в архив. Остальные обрабатываете. Звучит страшно? Да, но только звучит. Ничего страшного не случится. Если письмо действительно важное, и требует ответа, респондент напомнит об этом. Если важное и потребуется потом, его всегда можно найти через поиск в почте. Если письмо старше недели и вы на него ещё не ответили — оно не важное.

Главное, после этого не собирать новых «долгов», не набирать писем во входящих. Заведите привычку сразу принимать решение по поводу письма:

• удалить
• фильтровать
• архивировать
• ответить (коротко)
• сделать и ответить
• запланировать и ответить

Кстати, если письмо требует длинный ответ, что на самом деле бывает редко, то лучше всего, запланировать написание этого ответа и коротко ответить «я отвечу тогда-то».
Это копия заметки из старого блога, опубликована в июле 2013.